Koppelen met Workato
ISO2HANDLE kan allerlei soorten informatie bevatten. Wat je als organisatie niet wilt, is zaken dubbel registreren. Het is daarom noodzakelijk dat je ISO2HANDLE kunt koppelen met tal van andere systemen die je als gebruiker ook al hebt. Zo kun je bijvoorbeeld projecten uit je CRM automatisch in laten lopen in je ISO2HANDLE omgeving of meldingen uit een ander systeem doorsturen naar ISO2HANDLE zodat je deze kunt verrijken met workflows, grafieken en taken. Hoe je dit doet, lees je in dit artikel.
Wat is Workato?
Workato is een platform koppelsysteem. Er zijn namelijk veel systemen die mensen aan elkaar willen koppelen. Tegenwoordig zijn steeds meer systemen cloudoplossingen. Zo hebben de meeste bedrijven een boekhoudpakket (in de cloud), een CRM (in de cloud), een HRM systeem (in de cloud) en zo nog tal van branche specifieke systemen. Zodra een systeem geheel of deels in de cloud werkt is het voor de producent van zo'n systeem mogelijk een API toe te voegen. Een API kun je zien als een doorgeefluik. Een deurtje met een deurbel waar je aan kunt kloppen en om data kunt vragen. Of, waardoor je data aan kunt leveren.
Voorheen was het zo dat je vervolgens een programmeur nodig had die de koppeling ging maken tussen de API van systeem A en de API van systeem B.
Dit kan bij ISO2HANDLE ook, omdat ook wij een goed gedocumenteerde API hebben.
Maar wat een stuk goedkoper en sneller werkt is systemen aan elkaar te koppelen middels een platform zoals Workato. Leverancier A heeft dan al een koppeling gemaakt naar Workato en leverancier B ook. Jij, als gebruiker kunt dan met eenvoudige plug-and-play de koppeling in elkaar klikken die jij wilt hebben.
Zonder tussenkomst van dure programmeurs.
Workato is dus een koppelprogramma en zo zijn er meer. Wij hebben binnenkort ook een koppeling met Zapier wat een concurrent is van Workato.
Wat is het verschil? Zapier is iets goedkoper, maar Workato kan in Europa gehost worden.
Met welke apps kan ik koppelen?
Als je gebruik maakt van Workato dan heb je de keuze uit zo'n 1000 apps.
Welke dat zijn, vindt je hier: https://www.workato.com/integrations
Hoe maak ik een koppeling?
Het eerste dat je hiervoor moet doen is een API keyset maken in je ISO2HANDLE omgeving.
Dit doe je door te gaan naar: instellingen -> Apps -> API keys
Hier klik je op genereer API key waarna je een Client ID en een Client Secret krijgt.
Sla deze goed op, je krijgt ze namelijk niet opnieuw te zien.
Vervolgens maak je een account aan op https://workato.com
Eenmaal ingelogd maak je een "Recipe".
Hierbij kies je de "Trigger". Dit kan een andere app zijn, bijvoorbeeld wanneer er een project wordt toegevoegd in je CRM systeem, maar dit kan ook een getimede functie zijn. Zo kun je bijvoorbeeld iedere dag iets controleren of uitvoeren.
Zodra je zegt, mijn trigger is iets dat gebeurt in een andere applicatie, dan vraagt hij je om daar een connectie mee te maken.
Het zelfde geld voor de vervolg acties. Stel de trigger is, er wordt een project toegevoegd in 4PS en de actie is dan, maak een registratie aan in ons projecten formulier in ISO2HANDLE, dan moet je een connectie maken naar ISO2HANDLE.
Een connectie maken met ISO2HANDLE
Het eerste dat je hiervoor doet is de ISO2HANDLE app toevoegen in je recipe:
Vervolgens kies je de actie die je wilt doen. Zoals bijvoorbeeld een formulier registratie toevoegen:
Daarna maak je een verbinding met je ISO2HANDLE omgeving.
Hierbij heb je 3 variabelen nodig. Je Client ID, je Client Secret en je TenantId.
De eerste 2 variabelen heb je in een vorige stap gekregen. De tentantId is het stukje van de omgevings URL dat voor ".cloud.iso2handle.com" staat.
Bijv "test-klant" als je URL https://test-klant.cloud.iso2handle.com is.
Als je deze gegevens goed hebt ingevuld kun je verbinden waarna de verbinding tot stand gekomen is:
Vanaf dat moment, kun je aangeven welke info naar welk formulier toe moet.
Hierbij moet je het formulier ID invullen. Dit ID kun je achterhalen door het laatste deel van de formulierlink te kopiëren. Deze vindt je in het instellingen tabblad in het formulier.
Vervolgens kun je aangeven welke data de registratie in moet:
Hierbij is het belangrijk om te weten dat de informatie in het "Content" object moet komen. Als je deze niet ziet, klik dan op "+6 optional fields available" en vink de content variabel aan.
Testen
Zodra je dit gedaan hebt, kun je je recipe testen.
Klik hiervoor bovenin op "Opslaan" en daarna op "Test recipe".
Je zult dan tijdens de test waarschijnlijk een project moeten toevoegen in 4PS zodat het binnenkomt bij Workato en hij het doorzet naar ISO2HANDLE.
De mogelijkheden zijn echter oneindig en de denkbare use-cases dus ook.