Intro

Je kunt zelf bepalen welke gebruikers toegang krijgen tot jouw formulieren en welke velden zichtbaar zijn voor deze gebruikers. Maar, zodra een gebruiker een registratie maakt kan het zo zijn dat iemand daar een notificatie van dient te ontvangen.

Daarnaast kan het handig zijn als ISO2HANDLE jou of je klant pro-actief op de hoogte houdt van ontwikkelingen. Bijvoorbeeld wanneer iemand een status wijzigt of bijvoorbeeld wanneer er een certificaat dreigt te verlopen.

Om dit soort dingen automatisch te kunnen laten verlopen bevat ieder ISO2HANDLE formulier workflows.

Deze workflows zijn te vinden via de workflow tabblad van het formulier.

Workflows hebben een aantal opties waar je gebruik van kunt maken:

De titel

De titel is simpelweg de naam die je toekent aan jouw workflow. Je bent hier helemaal vrij in en dit is de titel die je aan de linkerkant terug ziet komen.

De notificatie methoden

Hierin kan je aangeven hoe je wilt dat de gebruiker op de hoogte wordt gesteld. Dit kan bijvoorbeeld per e-mail zijn.

De "Stuur een notificatie wanneer" (de trigger)

Dit heet ook wel de "trigger". Er zijn 8 mogelijke triggers en deze zijn onder te verdelen in 2 groepen. De 4 triggers voor de registratie en de 4 triggers voor sub registraties (maatregelen). Deze triggers zijn:

• Er een registratie wordt toegevoegd.
• Er een registratie wordt geüpdate.
• Er een registratie wordt toegevoegd of geüpdate.
• Er een registratie datum verloopt of dreigt te verlopen. Deze notificatie kan gebruikers dus pro-actief bij de les houden. Als je hier voor kiest spreken we over een "getimede" notificatie. Dit kan alleen als de registratie een datum veld heeft.
  
  
• Er een maatregel wordt toegevoegd.
• Er een maatregel wordt geüpdate.
• Er een maatregel wordt toegevoegd of geüpdate.
• Er een maatregel datum verloopt of dreigt te verlopen. Deze notificatie kan gebruikers dus pro-actief bij de les houden. Als je hier voor kiest spreken we over een "getimede" notificatie. Dit kan alleen als de sub-registraties een datum veld hebben.

En veld, Is (Conditie)

Deze 2 velden werken samen en vormen een conditie. Je kunt hiermee zorgen dat de notificatie alleen verzonden wordt als bijvoorbeeld de waarde van veld A, B is.

Je kunt hiervoor dropdown, checkbox en kleurkiezer velden gebruiken.

Als je hier zegt "Verzend de notificatie alleen als de waarde van veld A, een andere waarde is". Dan zal de notificatie altijd verzonden worden.

Zodra de datum in veld (Getimede conditie)

Dit veld verschijnt alleen wanneer je een "Getimede" notificatie maakt. Je kunt hier in een datum veld selecteren dat aanwezig is in de registraties of in de sub-registraties (afhankelijk van de trigger die je hebt gekozen).

Vervolgens kun je aangeven wanneer de notificatie verzonden moet worden. Bijvoorbeeld 5 dagen voor de verloopdatum of 7 dagen na de meld datum.

Ontvangers

Stuur dan een notificatie naar de gebruikers

In dit veld kun je vaste gebruikers selecteren die de notificatie ontvangen zodra de trigger af gaat en aan de condities wordt voldaan. Dit kunnen zo veel gebruikers zijn als je wil.

En naar e-mailadressen

Hiermee kun je de notificatie laten mailen naar bijvoorbeeld een generiek e-mailadres als "incidenten@klant.nl". Als je meerdere e-mailadressen toe wil voegen, gebruik dan een "," om de e-mailadressen te scheiden.

En naar de geselecteerde gebruiker(s) in veld

ISO2HANDLE ziet of jouw formulier toevallig een veld heeft waarin je een gebruiker kunt selecteren. Als dit het geval is, dan kun je dit veld selecteren waarna de notificatie automatisch naar de geselecteerde gebruiker(s) zal gaan. Zo kun je bijvoorbeeld een gemelde klacht automatisch door laten sturen naar de gebruiker die geselecteerd is in het veld "Toegewezen aan".

En naar e-mailadressen in veld

Tot slot kun je de notificatie ook laten verzenden naar losse e-mailadressen die ingevuld zijn in een "Lijst" veld.

Het bericht

Vervolgens kun je het bericht bepalen dat verzonden wordt. Hiervan kun je het onderwerp en de tekst bepalen. Het onderwerp moet uit minimaal 2 woorden bestaan om spam filters tevreden te stellen.

Je kunt in zowel het onderwerp als in de tekst gebruik maken van "Tags".

Deze tags kan je toevoegen met de pull-down onder de tekst. Zodra je dit doet wordt er een tag in het tekstveld gezet als "{{afdeling}}". Deze tag wordt ten tijde van verzending automatisch vervangen voor wat er ingevuld is in de registratie. Hierdoor kan je de ontvanger direct voorzien van de juiste informatie.

Daarnaast kan je middels de "Voeg open registratie knop toe" knop een link toevoegen die direct naar de registratie lijdt.

Data meesturen in link

Het is mogelijk om data uit deze registratie mee te laten komen met de link. Je kunt hiermee bijvoorbeeld een link maken naar een ander formulier dat standaard al een aantal waarden voor ingevuld krijgt. Het maken van zo'n link moet nu nog handmatig gebeuren en ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

• https://voorbeeld.cloud.iso2handle.com de link naar de omgeving
  
• 62d16b3269103f3daf6f05fd het id van het formulier. Dit is het laatste deel van de interne link naar het formulier. Deze interne link vind je in het instellingen tabblad van het formulier.
  Bijvoorbeeld: https://voorbeeld.cloud.iso2handle.com/#page=form&id=form-62d16b3269103f3daf6f05fd
• toolboxtype_bron het id van het veld in het verzendende formulier.
• raw. toolboxtype_bestemming het id van het veld in het in te vullen formulier.

Overige optie

Stuur inhoud rij mee

Dit kan alleen bij "Niet getimede notificaties". Als je deze op ja zet, dan wordt de gehele registratie automatisch mee gestuurd in de notificatie.

Stuur inhoud formulier mee

Dit kan alleen bij "Niet getimede notificaties". Als je deze op ja zet, dan worden alle registraties uit het hele formulier automatisch mee gestuurd in de notificatie.

Vraag om verzending

Standaard staat dit op "Ja". Dit is alleen relevant bij "niet getimede" notificaties en betekent dat de gebruiker een pop-up te zien krijgt wanneer hij de registratie toevoegt of update. In deze pop-up kan hij het notificatie bericht nog aanvullen waarna hij op verzend klikt. Als je dit op ja zet dan heeft de gebruiker dus ook de keuze de notificatie niet te verzenden. Als je dit op "Nee" zet wordt de notificatie automatisch (zonder dat de invuller hier invloed op heeft) verzonden.

Overige notes

Workflows kunnen geen gebruik maken van dynamische velden