In een KMS of een ISMS zijn taken een must. Als het goed is worden er namelijk processen uitgevoerd, tekortkomingen geconstateerd en oplossingen voorgesteld. Deze oplossingen moeten geïmplementeerd worden en dit gebeurt veelal met taken. Een taak heeft echter altijd een oorsprong en daarom komen taken in ISO2HANDLE altijd uit formulieren.

Om taken op te zetten heb je een formulier nodig dat taken kan maken en dat gekoppeld is aan de taken pagina. Hoe je dit kunt doen als maintainer kun je lezen in dit artikel.

Zodra je een taken formulier hebt (bijvoorbeeld een meldingsformulier of een intern audit formulier) dan kun je daarin taken toevoegen met behulp van de plus knop:

Zodra je hier op klikt krijg je een popup waarin je je taak kunt definiëren:

Zodra je dit hebt ingevuld en de registratie met taken opslaat, verschijnt de taak in het resultaten overzicht onder de registratie:

Je herkent een taak aan het feit dat hij een blauwe achtergrond heeft.

In dit geval zijn de onderliggende registraties taken. Maar, de bovenliggende registratie zou ook een taak kunnen zijn.

Taken kun je vanuit bovenstaande overzicht aanpassen net als iedere andere registratie.

Hij heeft daarom ook een audit trail

Wat je bij een taak alleen ook kunt doen is hem doorschieten naar je kalender (vanaf Essentials):

Zodra je dit doet, wordt de taak in je Google, Outlook of Office 365 kalender gezet.

Een taak heeft altijd:

Deze velden kun je (afhankelijk van hoe de maintainer het formulier heeft opgezet) aanpassen waarna er eventueel workflows af gaan voor notificaties.

Op deze manier heb je waarschijnlijk meerdere taken formulieren die taken maken. Zo hebben de meeste organisaties een klachtenformulier waar taken uit komen. Interne audit formulieren, inspectieformulieren, externe audit formulieren, leveranciersbeoordelingen en zo zijn er nog legio voorbeelden te noemen. Al deze formulieren produceren taken. Maar hoe zorg je nu dat je overzicht houd over al deze taken? Dat doe je met de taken pagina:

Op deze pagina heb je een totaaloverzicht van alle taken. Je kunt ze hier sorteren op status (achterstallig, aankomend, incompleet of afgerond) en filteren met behulp van diverse filters.

Je kunt op deze pagina ook taken toevoegen door rechtsboven op Nieuwe taak te klikken waarna je het formulier kunt kiezen waarin je een taak toe wilt voegen.

Daarnaast kun je taken hier ook direct updaten. Zodra je op het pennetje klikt verschijnt de taak aan de rechterkant en kan deze geupdate worden:

De rechten die nodig zijn om taken te kunnen zien, aanpassen en verwijderen worden overgenomen vanuit het formulier.

In de eerste plaats is het zo dat een full-user alle taken kan zien en een light-user alleen zijn eigen taken kan zien.

Vervolgens zitten taken altijd in een formulier en kun je per formulier bepalen wie wat mag met taken.

Wanneer je een tijdje bezig bent met taken in de organisatie dan wil je naar verloop van tijd (of met enige regelmaat in overleggen) kijken naar de voortgang van de taken. Om hier een beter beeld bij te krijgen hebben we een statistieken pagina gemaakt die nóg beter inzicht geeft:

Op deze pagina kun je zien hoe de groei van taken zicht ontwikkelt over tijd. Zo kun je zien of je een tandje bij moet zetten of dat je aan het inlopen bent.

Daarnaast zie je hier hoeveel taken er vóór de deadline worden afgerond en hoeveel er na.

Je kunt ook zien waar in de organisatie de grootste druk ligt.

Tot slot kun je deze pagina ook afdrukken tot een rapport. Wanneer je bovenin klikt op Download worden de grafieken in een PDF gezet die je kunt downloaden en kunt mee nemen naar een overleg.

Tot slot kun je de taken ook zien in een kalender. Op die manier kun je zien welke taken voor wanneer gepland staan: