Intro

Taken zijn acties die mensen nog moeten uitvoeren. Deze taken kunnen voortvloeien uit allerlei registraties. En zolang u een taken veld toevoegt aan het formulier, kunnen gebruikers zo veel taken toevoegen als ze willen.

Dit taken veld zorgt er ook voor dat de gebruiker op het resultaten tabblad de taken uit kan klappen, toe kan voegen en kan bewerken:

Daarnaast wordt het direct mogelijk om workflows te bouwen op basis van de taken:

U kunt er direct grafieken van maken:

En als u het goed configureert verschijnt uw formulier met haar taken ook op de taken pagina:

En de taken statistieken pagina:

Een taken veld toevoegen aan je formulier

In de form editor kunt u aan de rechterzijde een veld toevoegen van het type "geïntegreerd formulier". Zodra u dit doet wordt er een veld gemaakt dat subregistraties kan maken (taken) op basis van een ander formulier. 

Zodra u dit gedaan heeft kunt u het veld bewerken met het groene pennetje. Als je dan naar het waarden tabblad toe gaat, dan vindt je daar een dropdown om het juiste sjabloon formulier te selecteren:

Het (taken) sjabloon formulier

U kunt zien welk sjabloon wordt gebruikt voor de sub-registraties door het veld te editen met het groene pennetje en te gaan naar het tabblad Waarde.

Hier ziet u dat uw sub registraties veld gebruik maakt van het Taken formulier sjabloon. Dat is ons standaard taken sjabloon formulier. U kunt een kopie maken van dat formulier, het aanpassen en vanuit uw sub registraties veld daar naar verwijzen. Dit is alleen iets complexer dan je aanvankelijk zou denken omdat het sjabloon dat u maakt aan bepaalde voorwaarden moet voldoen.

Deze voorwaarden vindt u in het Waarde tabblad van het veld.

 

Allereerst moet u begrijpen dat een "Sub registraties" veld ook alleen "Sub registraties" maakt. En dat kan op basis van ieder sjabloon formulier.
Zo kunt u bijvoorbeeld ook sub registraties maken voor notities op basis van een notities sjabloon formulier.
Als u echter wilt dat deze subregistraties gezien worden als taken, dan moeten uw hoofd formulier en uw sjabloon formulier aan een aantal punten voldoen:

Een eigen sjabloon formulier maken

1. Het sjabloon formulier moet de instelling Is een basis sjabloon voor taken op Ja hebben staan. U kunt dit doen door in de formulier editor het sjabloon formulier te openen.
   Ga dan naar de instellingen van het formulier en klik op taken.
   Zet hier is een basis sjabloon voor taken op Ja.
   
2. Het sjabloon formulier moet een aantal velden hebben. Namelijk:
   1. Een veld met id status. Dit moet een kleurenkiezer zijn met minimaal de kleuren licht groen en rood. Licht groen betekent dat de taak is afgerond.
   2. Een veld met id assigned_to. Dit moet een dropdown zijn met alleen een gebruikerskiezer referentie. Dit veld bepaald aan wie de taak is toegekend.
      
   3. Een veld met id plan_date. Dit moet een datum kiezer veld zijn en is de deadline van de taak.
3. Daarnaast zijn er nog een aantal optionele velden die u toe kunt voegen waarvan ISO2HANDLE het doel weet. Omdat ISO2HANDLE begrijpt dat een veld met id description een beschrijving van de taak is, zal ISO2HANDLE er voor zorgen dat het op een goede manier wordt getoond op de taken pagina.

Zolang u zich aan deze regels houdt kunt u een eigen sjabloon formulier maken zodat de taken er uit zien en werken zoals u wilt.

Uw taken op de taken pagina tonen

Nu uw formulier een taken knop heeft (en eventueel met uw eigen sjabloon formulier werkt), kunnen gebruikers taken toevoegen. Deze worden standaard alleen nog niet op de taken pagina getoond.

U moet hiervoor een aantal instellingen goed zetten in uw formulier. Namelijk:

1. Klik in de formulieren editor op het tandwieltje om naar de instellingen te gaan. Klik dan op taken en activeer dan Toon dit formulier op de taken pagina.
2. Uw formulier moet gekoppeld zijn aan een stap van een actieve template. Ga hiervoor naar de stap in het handboek waar u uw formulier wilt koppelen. Klik in de stap op het tandwieltje om bij de instellingen van de stap te komen. Klik dan op het tabblad formulieren en selecteer uw formulier in de dropdown. Klik dan op Toevoegen.
   
3. Let op, je moet op de zelfde manier ook het sjabloon formulier koppelen.

 Als dit gedaan is zal uw formulier verschijnen op de taken pagina. 

Let op: wellicht moet u hiervoor de browser refreshen

De registraties van een formulier gebruiken als taken

Het kan zo zijn dan de registraties die gedaan worden in uw hoofd formulier op zichzelf al taken zijn.
Als dit zo is dan kunt u deze ook mee laten komen op de taken pagina.

U kunt dit doen op de volgende manier:

1. Open het formulier in de formulieren editor. 
2. Klik op het tandwieltje om naar de instellingen te gaan.
   
3. Klik op taken.
   
4. Activeer Toon dit formulier op de taken pagina
   
5. Activeer Registraties worden gebruikt als taken
   

Zodra u dit doet verschijnen er nieuwe velden die u in moet vullen. Namelijk:

1. Verplicht: Welk veld is het "Status" veld. Dit veld moet een kleurenkiezer zijn met minimaal de kleuren licht groen en rood. Licht groen betekent dat deze taak is afgerond.
2. Verplicht: Welk veld is het "Toegekend aan veld". Dit moet een dropdown zijn met alleen een gebruikerskiezer referentie.
3. Verplicht: Welk veld is het het "Plan datum" veld. Dit moet een datum veld zijn en vertegenwoordigt de deadline van de taak.
4. Optioneel: alle overige velden die worden getoond.

Als u deze velden goed instelt en uw formulieren zijn gekoppeld aan een stap van een actieve template, dan komen zelfs uw registraties mee als taken in de taken pagina.

Waarden vanuit de parent-registratie automatisch overnemen in de sub-registratie

Vanaf versie 6.2.0 is het mogelijk om waarden die in het parent formulier zijn ingevuld automatisch mee te laten komen naar het child formulier.
Dit kun je doen door:

1. Het formulier te openen in de formulier editor.
   
2. Je klikt dan op het groene pennetje van het geïntegreerd formulier veld.
   
3. Je gaat naar het tabblad waarde.
   
4. En hier klik je op de plus knop onder Veld waarden die vanuit de bovenliggende registratie overgenomen moeten worden

Meerdere geïntegreerde formulieren tegelijk gebruiken

Vanaf versie 7.0.0 is het mogelijk om zo veel geïntegreerde formulieren binnen je formulier te gebruiken als je wilt. Als je dit doet, dan worden child registraties van het zelfde type gegroepeerd in de resultaten en worden er meerdere plus knoppen getoond in het resultaten tabblad.