Intro

We gaan in dit artikel met je doornemen hoe je een klachten formulier kan maken. Dit is een vrij eenvoudige variant die je (uiteraard) zelf zo uitgebreid kunt maken als je wilt.

Voor het maken van een klachten formulier kunnen een aantal vragen in kaart gebracht worden:

• Wie vult het formulier in? (standaard de invuller)
• Wanneer is deze ingevuld?
• Vanuit welke afdeling komt deze?
• Onderwerp en omschrijving van de klacht (verplicht)
• Eventueel een foto van de situatie
• Als de klacht of melding gedaan is moet er een mail uitgaan naar iemand die het oppakt en er de status van bijhoudt.
• Daarnaast zou het mooi zijn als de melder dit overal kan doen vanaf zijn mobiele telefoon.
  

Het maken van het formulier in ISO2HANDLE

We starten in de Form Editor. Kies voor maak een nieuw formulier. We gaan uit van bovengenoemde vragen en gaan hiermee ons formulier maken.

Het eerste dat we moeten doen is bij de formulier instellingen de titel van ons formulier updaten naar Klachten formulier

Veld 1: Wie vult het formulier in

Allereerst voegen we een veld toe door te kiezen voor dropdown en dan op Veld toevoegen te klikken. We krijgen dan de vraag welk ID we dit veld willen geven en we typen hier Invuller in.

Een veld ID kan van alles zijn zolang het maar uniek is binnen dit formulier.

Bij "Invuller" gaan we met het groen pennetje naar Veld bewerken en in het tweede tabblad gaan we een referentie toevoegen.

We willen namelijk dat de gebruiker hier kan kiezen uit collega accounts. Om dit te doen kiezen voor de Gebruikerskiezer waarna we op Referentie toevoegen klikken.

Zodra je dit gedaan hebt zie je de gele gebruikerskiezer en kan de invuller in dit veld een collega gebruiker kiezen.

In deze referentie kunnen we al aangeven Selecteer standaard de invullende gebruiker : Ja

Veld 2: Datum van de melding

We voegen wederom een veld toe en deze keer van type Tekst. Het ID van dit veld wordt Datum melding.  We gaan van dit tekstveld een datum veld maken. Dit doen we door op het groene pennetje van het veld te klikken en in het tweede tabblad Waarde instellingen het veld Is datum kiezer op Ja te zetten.

 

Veld 3: Vanuit welke afdeling komt deze melding?

We voegen weer een veld toe (ditmaal een dropdown veld) en geven deze de naam Afdeling. We klikken weer op het groene pennetje om de veld eigenschappen aan te passen en gaan naar het tweede tabblad. We willen dat de gebruiker een afdeling kan kiezen uit het afdelingen formulier. Dat betekent dat we dus weer een referentie moeten maken. Deze keer alleen niet naar gebruikers, maar naar een ander formulier. Dit doen we door de referentie Formulier waarde kiezer toe te voegen.

zodra we dit gedaan hebben kunnen we in de donker blauwe formulier waarde kiezer het formulier kiezen waarvan we registraties willen kunnen kiezen en het veld dat we daarvan willen tonen:

Zodra we dit gedaan hebben krijgen we de volgende melding:

Dit komt omdat we zojuist een referentie toegevoegd hebben. We kunnen hier simpelweg klikken op Opslaan en herladen waarna we verder kunnen.

Veld 4: Onderwerp van de klacht

Hiervoor voegen we weer een tekst veld toe en geven deze de naam Onderwerp. Hier kan de melder van de klacht, afwijking of incident een omschrijving geven van zijn of haar bevindingen. 

We willen dat dit veld verplicht is en dus klikken we op het groene pennetje bij dit veld. In het eerste tabblad zetten we hiervoor de keuze Is verplicht op Ja.

Veld 5: Het bericht

We willen dat de invuller voldoende informatie kan geven over het issue. Daarom voegen we hiervoor een tekstveld veld toe. Dit type veld kan meerdere regels bevatten zodat de gebruiker hier zo veel in kwijt kan als hij wil.

Veld 6: Foto

We willen dat de melder ook meteen een foto bij kan voegen vanaf zijn mobiel. Om dit te doen voegen we een bestands upload veld toe. Deze noemen we Situatie foto. Als we dit veld bewerken met het groene pennetje dan kunnen we in het tabblad Waarde instellingen de instellingen als volgt instellen:

• Meerdere bestanden uploaden: Ja
• Sla bibliotheek keuze over: Ja
• Standaard bestandstype: Bestand

Veld 7: Status

Tot slot voegen we ook een Status veld toe. Het idee hiervan is dat de invuller dit veld niet ziet. Maar zijn manager die van de melding bericht krijgt wel. Hij kan hiermee zien wat de status is van de verschillende meldingen.

Om dit te doen voegen we een nieuw veld toe van type Kleurkiezer. Als we dit veld bewerken met het groene pennetje dan kunnen we hier kleuren met labels toevoegen. In dit geval kiezen we lichtgroen, rood en geel en deze geven we elk een eigen benaming. Namelijk: Afgehandeld, binnengekomen en in behandeling. 

We willen alleen dat dit veld uitsluitend zichtbaar is voor de manager, beheerder of consultant. Niet voor de invuller. Dit kunnen we doen door op het derde tabblad (Zichtbaarheids instellingen) bij Verberg voor gebruikersgroepen, de groepen Viewer en Medewerker te selecteren

Preview

Zodra je dit gedaan hebt is ons formulier bijna klaar. Als het goed is ziet hij er nu als volgt uit:

Rechten & Mobile

We willen dat dit formulier in te vullen is door iedereen, maar de registraties en grafieken alleen zichtbaar zijn voor managers en beheerders. Hiervoor kunnen we naar het instellingen tabblad van het formulier toe gaan en de rechten als volgt instellen:

Daarnaast willen we dat ons formulier beschikbaar is op mobiele devices. Hiervoor zetten we in het zelfde instellingen tabblad de instelling Formulier is beschikbaar op mobiel op Ja

De notificatie

Als de klacht of melding gedaan is moet er een e-mail uitgaan naar iemand die er iets mee moet gaan doen. Dit kunnen we doen middels een Workflow. Deze workflow's kunnen we maken door in het Workflows tabblad van het formulier te klikken op Notificatie regel toevoegen.

Stel de workflow als volgt in:

• Stuur de notificatie wanneer: Er een registratie wordt toegevoegd
• En veld: Status
• Is: Binnengekomen
• Stuur dan een notificatie naar gebruikers: [kies hier eventueel gebruikers]
• En naar e-mail adressen: [kies hier eventueel e-mail adressen]
• Met onderwerp: Nieuwe melding
• En tekst: Er is een nieuwe melding binnengekomen
  

Deze melding zal verzonden worden naar de toegewezen persoon zodat hij/zij de gewenste actie kan ondernemen of tijdig een herinnering zal krijgen.

Einde

Het formulier koppelen: Het enige dat je nu nog moet doen om te zorgen dat je collega's je formulier zien, is het formulier koppelen aan een stap van een actieve template. Meer hier over in dit artikel.

Workflows: Je kunt in de workflow's ook tags en links gebruiken die de ontvanger bijvoorbeeld direct naar de registratie sturen. Meer hier over in dit artikel

Veld typen: Daarnaast kun je gebruik maken van tal van veld types en eigenschappen. Meer hier over vindt je in dit artikel

Met deze uitleg hopen we je op weg te helpen met het maken van het klachtenformulier in ISO2HANDLE.