Registraties downloaden

Om de registraties van een formulier te downloaden kun je (als beheerder, consultant of maintainer) klikken op de Excel knop in het invul- of resultaten tabblad.

Zodra je dit doet krijg je de keuze of je een Excel bestand wilt exporteren of importeren. Bij exporteren heb je de keuze uit een "data" bestand en een "toonbaar" bestand.

Het Data bestand

Een "data" bestand is een Excel bestand met alle gemaakte registraties als rouwe data. Dit bestand is dus handig om aan te vullen en later weer te importeren. Dit komt o.a. door:

• In een "data" bestand wordt iedere geselecteerde gebruiker weergegeven als een id.
• In een "data" bestand wordt iedere kleurkiezer waarde weergegeven als kleur code.
• In een "data" bestand wordt iedere referentie waarde weergegeven als 24 cijferige code.

Het toonbare bestand

Een "toonbaar" bestand is een Excel bestand met alle gemaakte registraties als toonbare data. Dit bestand is handig om in andere software te gebruiken. Dit komt o.a. door:

• In een "toonbaar" bestand wordt iedere geselecteerde gebruiker weergegeven als naam. 
• In een "toonbaar" bestand wordt iedere kleurkiezer waarde weergegeven als kleur label.
• In een "toonbaar" bestand wordt iedere referentie waarde weergegeven als het label.

Als je de Excelsheet die je exporteert later dus weer wilt importeren dan is het verstandig om een "data" variant te exporteren.

Als je een niet data bestand importeert in een formulier dan doet ISO2HANLDE zijn best om de waarden zo goed mogelijk te mappen naar de mogelijke waarden maar is de foutmarge groter.

 

Zodra je klikt op Excel data bestand downloaden zie je het volgende scherm:

Dit is een tabel met alle velden (kolommen) en toegevoegde registraties (rijen) uit het formulier.

Zodra je klikt op "Exporteer Excel bestand" wordt de Excel gedownload.

 

 

Registraties uploaden

Als je registraties toe wilt voegen vanuit Excel dan raden wij altijd aan om eerst een Excel "Data" bestand te downloaden. Dit bestand heeft dan namelijk al de juiste structuur. je kunt hier vervolgens je registraties aan toevoegen waarna je dit bestand weer upload.

Je kunt registraties uploaden door in het invul- of resultaten tabblad te klikken op de Excel knop. Je komt dan op het volgende scherm:

Hier klik je op "Importeer" Excel data bestand. Je komt dan op het volgende scherm:

Zoals de waarschuwing al zegt kun je hier alleen Excel bestanden uploaden. Daarnaast is het belangrijk om te weten dat Excel bestanden uitgelezen worden vanaf regel 3. Dit komt omdat als je een Excel bestand download we het volgende format hanteren:

 

Registratie ID	Veld 1	Veld 2	Veld 3
uitleg over deze kolom	uitleg over deze kolom	uitleg over deze kolom	uitleg over deze kolom
1	a	b	c
2	a	b	c

 

Zodra je je excel bestand selecteert begint het upload proces. Eenmaal geupload zie je het volgende:

 

Ik heb een error in mijn Excel bestand

Als je een error in het Excel bestand hebt zitten dan zie je bijvoorbeeld het volgende:

ISO2HANDLE ziet hier dat de waarde in de desbetreffende cel niet past bij wat het veld (de kolom) verwacht. Als het bijvoorbeeld een kleurenkiezer veld is dan verwacht het een kleurcode. Als er dan in de Excel een getal staat dan zal deze melding verschijnen omdat dat niet valide is.

Om dit op te lossen klik je op de rode cel om de waarde te negeren.

Zodra er geen rode cellen meer zijn kun je je Excel importeren.

  

Rijen uit een Excel bestand negeren

Zodra je je Excel bestand geupload hebt kun je bij iedere rij aan de linkerkant op het rode kruisje klikken. Zodra je dit doet wordt hij uit de import gehaald en zal hij dus niet geïmporteerd worden.

 

 

Rijen updaten in plaats van toevoegen

Normaal gesproken download je eerst de Excel sheet, vul je hem met registraties en upload je hem daarna. Als je dit doet dan hebben je registraties nog geen "ID's". De importer ziet dit, toont dit in de kolom "_id" met de melding "Wordt toegevoegd" en zal deze registraties om die reden toevoegen.

 

Als je echter al registraties hebt en deze download dan zal het geëxporteerde Excel bestand bij iedere registratie een ID bevatten. Als je dit ID laat staan en je importeert de Excel-sheet weer dan ziet de importer dat er "ID's" aanwezig zijn. Hij kijkt dan of het ID overeenkomt met een bestaand ID. Als dit zo is dan wordt de bestaande registratie geüpdatet in plaats van toegevoegd.

 

Dit betekent dus ook dat als je bestaande registraties download, de id's uit de Excel-sheet haalt en deze opnieuw upload hij de registraties toevoegt.

 

Er is echter ook nog een derde situatie. Als je namelijk in bijvoorbeeld je live omgeving een formulier vult met registraties dan krijgen deze registraties automatisch een ID. Als je hiervan de registraties download als Excel bestand dan staan deze ID's in het Excel bestand.
Als je dit Excel bestand upload in een klant omgeving dan ziet de importer dat er ID's aanwezig zijn. Deze ID's zijn alleen nog niet bekend in deze omgeving en dus zal hij deze registraties toevoegen. Normaal gesproken maakt hij daarbij nieuwe ID's aan.
Je kunt er echter ook voor kiezen om de ID's te laten gebruiken die in je Excel bestand staan. Bijvoorbeeld omdat andere registraties hier gebruik van maken.
Dit kun je doen door de pulldown bovenin in te stellen op: "Als dit ID nog niet bestaat, toevoegen met dit ID. Anders updaten".

 

 

Rijen verwijderen

De Excel uploader verwijderd uit zichzelf geen rijen. Je kunt dit echter wel doen via de instellingen van het formulier. Hier vindt je een knop om alle registraties in één keer te verwijderen.

Als je dus een aantal rijen automatisch wilt verwijderen dan kun je het volgende doen:

1. Download de Excel met alle data
2. Verwijder alle registraties middels het instellingen tabblad
3. Verwijder de rijen uit de excel die je niet meer wilt hebben
4. Upload de Excel en voeg daarmee alles toe dat je wel wilt hebben.

  

Maatregelen importeren

Standaard komen maatregelen (sub registraties) mee met iedere export en komen ze automatisch mee met iedere import. Deze registraties hebben een groene achtergrondkleur:

 

Als een formulier sub registraties heeft dan bevat de export Excel een aantal extra kolommen. De structuur wordt dan als volgt:

 

Registratie ID	Veld 1	Veld 2	Veld 3	Sub registratie Veld 1	isAction	parent AnswerId	template FormId
uitleg over deze kolom	uitleg over deze kolom	uitleg over deze kolom	uitleg over deze kolom
1	a	b	c		No
2				d	Yes	1	xxxx

 

Zoals je ziet worden de sub registratie velden na de standaard velden getoond. De kolom "isAction" bepaalt of het een sub-registratie rij is of niet.

Het "parentAnswerId" veld bepaalt onder welke hoofd registratie de rij valt en het "templateFormId" veld bepaalt welke sub-registratie template gebruikt wordt.

 

 

Kolommen handmatig mappen

Zodra je een Excel-sheet importeert zal ISO2HANDLE de kolom namen proberen te mappen (verbinden) aan velden uit het formulier. Als het label van het veld overeenkomt met de naam van de kolom dan is er een match en wordt de desbetreffende kolom gebruikt bij het veld:

Je kunt dit echter ook aanpassen. Zodra je op een pull-down klikt kun je een andere kolom kiezen.

Let op: Als je meerdere velden hebt met het zelfde label dan weet de importer niet welk veld aan welke kolom verbonden moet worden. Je kunt dit hiermee corrigeren.

Je kunt hiermee daarnaast ook hele andere kolommen hergebruiken of nieuwe kolommen uit je Excel gebruiken in je import.

  

Kolomwaarden handmatig aanpassen

Zodra je een Excel-sheet importeert zal ISO2HANDLE de kolom namen proberen te mappen (verbinden) aan velden uit het formulier. Als het label van het veld overeenkomt met de naam van de kolom dan is er een match en wordt de desbetreffende kolom gebruikt bij het veld:

Je kunt waarden van kolommen echter ook overschrijven met andere waarden. Als je namelijk op één van de pull-downs klikt dan heb je de optie "Nieuwe waarde". Zodra je dit doet kun je hier een nieuwe waarde in bepalen die geld voor alle te importeren registraties: