Intro

In ISO2HANDLE kun je bestanden uploaden bij stap versies, formulieren en of in de bestandenbibliotheek. Waar je de bestanden ook upload, je vindt ze altijd terug in de bestandenbibliotheek. Hier kun je zelf eigenschappen bepalen, toekennen, er op filteren en hier weergave's op baseren.

Daarnaast krijgt ieder bestand automatisch rechtenbeheer en versiebeheer.

Hoe je deze functies gebruikt leggen we uit in dit artikel.

Bestanden uploaden

Je kunt bestanden uploaden in verschillende plekken in ISO2HANDLE. Deze plekken zijn:

• in aanpasbare stap versies
• in bestand velden in formulieren
  
• en in de bestandenbibliotheek.

Wanneer je een bestand upload zie je de volgende popup:

Bestands toegang

1. Auditor
2. Viewer
3. Medewerker
4. Manager
5. Beheerder
6. Consultant
7. Maintainer (deze heeft altijd toegang)

Als je ingelogd bent als beheerder (5) dan kun je de rechten bepalen van groep 4 en lager.

Als je ingelogd bent als medewerker (3) dan kun je de rechten bepalen van groep 2 en lager.

Daarnaast kun je (mits je custom gebruikers groepen hebt) ook groepen whitelisten. Hiermee kun je bijvoorbeeld gebruikers in de groep "HR" stoppen en aangeven dat dit bestand alleen toegankelijk is voor de mensen in de groep "HR".

Vervolgens kun je je bestand uploaden waarna het gekoppeld wordt aan de desbetreffende stap of registratie.

Als je een bestand upload in een stap versie dan wordt dit ook als zodanig opgeslagen. Je kunt ieder bestand dat je upload namelijk ook terug vinden in de bestandenbibliotheek. Hier kun je op het blauwe pennetje klikken om de eigenschappen te zien. Hier zie je dan ook onder welke stap of in welk formulier dit bestand initieel geupload is.

Let op: als je afbeeldingen upload die groter dan 1000 x 1000 pixels zijn, dan converteert ISO2HANDLE de afbeelding standaard naar een geoptimaliseerde jpeg afbeelding. Dit kun je ook uitzetten als je dat wilt

Bestandseigenschappen

Wanneer je in de bestandenbibliotheek met de rechtermuis knop of op de drie bolletjes klikt achter een bestand en dan vervolgens bewerken klikt, dan kom je bij de bestandseigenschappen.

Hier kun je een aantal dingen doen. Je kunt hier:

• De bestandsnaam wijzigen
• De bestandstoegang voor groepen wijzigen
• Het type van het bestand wijzigen
• Het revisiebeheer openen van het bestand
• Het bestand downloaden
• Het bestand verwijderen

Hiervoor gelden wel de volgende rechten:

• Bestanden aanpassen kan alleen gebeuren door consultants en beheerders of wanneer je het bestand zelf hebt geupload.
• Bestanden verwijderen kan alleen gebeuren door consultants en beheerders of wanneer je het bestand zelf hebt geupload.
• Bestanden downloaden kan zolang je toegang hebt tot het bestand tenzij je een externe auditor bent. We willen namelijk niet dat externe auditoren (die tijdelijke toegang krijgen) bestanden downloaden naar externe laptops en of pc's.

Bestandsrechten

Wanneer je een bestand upload dan is deze standaard zichtbaar voor alle gebruikersgroepen. je kunt dit echter bij het uploaden aanpassen en aangeven welke gebruikersgroepen wel en geen toegang hebben. Het is hierbij van belang te begrijpen dat de maintainer altijd alle bestanden ziet en dat je dit alleen kunt bepalen voor groepen die op een lager niveau zitten dan jij. De niveau's zijn als volgt:

1. Auditor
2. Viewer
3. Medewerker
4. Manager
5. Beheerder
6. Consultant
7. Maintainer (deze heeft altijd toegang)

Als een beheerder dus een bestand upload dan kan hij dit verbergen voor managers en groepen daar onder. Een viewer kan zijn bestand hooguit verbergen voor een auditor. De groepen boven hem zullen toegang hebben tot dit bestand.

Tenzij het bestand wordt geupload in een bestandenveld in een formulier en deze voorgedefinieerde groepstoegang heeft.

Daarnaast kun je (mits je custom gebruikers groepen hebt) ook groepen whitelisten. Hiermee kun je bijvoorbeeld gebruikers in de groep "HR" stoppen en aangeven dat dit bestand alleen toegankelijk is voor de mensen in de groep "HR". 

Bestandspreviews

Wij gebruiken hierbij Cloudconvert. Cloudconvert is een zeer ervaren partij die binnen europa bestanden converteert naar HTML.

Het is ongelovelijk moeilijk om ieder bestandstype in iedere bestandsencoding *foutloos* te converteren naar HTML zoals je die verwacht en er is dan ook geen partij die een 100% foutlose conversie kan garanderen. Google en Microsoft komen dicht in de buurt maar zelfs zij doen dit niet foutloos. Onze ervaring met Cloudconvert is echter goed.

Het kan echter zo zijn dat je bestand foutief/invalid is (dit komt bij 1 op de 5000 bestanden voor). Als dit het geval blijkt te zijn dan kan cloudconvert het document niet verwerken. Wij sturen hem dan opnieuw naar Cloudconvert toe maar vragen dan om het document te verwerken met een oudere (simpelere) converter. Meestal lost dit het probleem op.

Conversie lukt niet

Dit kan zowel met de originele converter als met de eenvoudigere converter. 

Bestandseigenschappen toevoegen

Je kunt zelf ook eigenschappen bepalen die je vervolgens kunt gebruiken in je bestanden. Dit kun je doen door naar de bestandenbibliotheek toe te gaan en aan de rechterkant op de drie bolletjes te klikken met "Bewerken" en vervolgens "Custom eigenschappen aanpassen".

• Tekst, hier kan men van alles in invullen
• Getal, hier kan men alleen een getal in kwijt
• Ja/Nee, hier kan men alleen kiezen uit "Ja" of "Nee".

Zodra je een eigenschap hebt toegevoegd kun je deze toekennen aan alle bestaande en nieuwe bestanden. Als je bijvoorbeeld een nieuw bestand upload dan zie je daar je eigen bestandseigenschap terug:

Vervolgens kun je op basis van deze eigenschappen weergaven maken, filteren en sorteren.

 

Bestanden sorteren en filteren

In de bestandenbibliotheek kun je op verschillende kolom titels klikken om de bestanden hierop te sorteren. Wanneer je één keer klikt sorteert hij de bestanden hier op van A naar Z. Wanneer je nogmaals klikt sorteert hij de bestanden van Z naar A. Wanneer je een derde keer klikt zet hij de handmatige sortering uit en springt hij terug naar de standaard sortering (upload datum).

 

Daarnaast kun je hier de bestanden ook filteren met behulp van de diverse filters. Er zijn tal van filters waarbij een aantal noemenswaardig zijn:

• De zoekbalk is een generieke search door de originele bestandsnaam, de nieuwe bestandsnaam en alle zelf toegevoegde bestandseigenschap waarden.
• Iedere zelf toegevoegde bestandseigenschap krijgt ook automatisch een filter
• En er is een filter "Toon oude bestanden". Als je deze op ja zet dan vindt je ook oudere versies van bestanden.

  

Bestandsbulk acties

Tot slot kun je in de bestandenbibliotheek ook links boven op de knop "Selecteer" klikken. Zodra je dit doet verschijnen er selectierondjes voor de bestanden zodat je meerdere bestanden kunt selecteren.

Wanneer je dit doet worden de wijzigingen die je toepast uitgevoerd op alle zichtbare en geselecteerde bestanden.

Zo kun je dus razendsnel bestandseigenschappen toekennen aan meerdere bestanden: