Intro

Voordat je direct aan het bouwen gaat in ISO2HANDLE raden we altijd aan om eerst na te denken over wat je precies wil bouwen en hoe dat zich tot elkaar moet verhouden. Het loont om dit uit te tekenen omdat je het dan visueel maakt en je allerlei dingen gaat zien waar je voorheen nog niet over na had gedacht. 

Om dit goed te doen hebben we een soort "standaard" gemaakt die erg goed aansluit bij de mogelijkheden in ISO2HANDLE. Deze standaard proberen we in dit artikel uit te leggen.

De tool

Er zijn tal van UML tools die je hiervoor kan gebruiken zoals bijvoorbeeld Microsoft Visio, maar wij gebruiken over het algemeen Draw.io. Deze gratis tool biedt tal van mogelijkheden en is ideaal om uit te tekenen wat je wilt maken.

http://draw.io/

De start

Wanneer je Draw.io opstart kan je aangeven of je een nieuwe tekening wil maken of een bestaande aan wil passen. Je kan bepalen waar je hem opslaat en tot slot een template kiezen.

Wij gebruiken hier meestal onder het kopje "Flowcharts" de derde optie:

we kiezen hiervoor omdat deze template al begint met een heel bruikbare opzet. Deze opzet ziet er namelijk als volgt uit:

Deze componentjes bevatten namelijk een titel, rijen en kunnen aan elkaar gelinkt worden. Dit is vrij representatief voor de basis opzet in ISO2HANDLE.

Het volgende dat we meestal doen is 2 tabbladen maken. Één voor de template en één voor de formulieren:

Het uittekenen van je templates (documentatie)

Templates beelden we meestal uit als een boomstructuur van stappen. Het mooie aan deze componentjes is dat als je er overheen hovert, een groen cirkeltje verschijnt. Als je vanaf dat moment klikt en sleept dan kun je componentjes aan elkaar verbinden met pijlen. En dan kun je bijvoorbeeld dit maken:

Dit is een vrij eenvoudige boomstructuur van ons KMS. Dit kun je (uiteraard) zo groot of klein maken als je wilt.

Stap invulbaar of niet

Je kunt aangeven dat een stap invulbaar is door de titel bold te maken.

Je handboek modulair maken

De volgende stap is om je handboek modulair te maken. Dit kan op 2 manieren, middels labels en of door meerdere templates te maken die samen werken. Beide methodes leggen we hier uit:

1: Je kan via de voorkeuren -> bedrijfsvoorkeuren naar "labelbeheer". Hier kun je zo veel labels maken als je wil en hiermee je stappen labelen. Dit kan erg handig zijn om bijvoorbeeld de stappen die er altijd zijn (H1, H2 etc) het label "Algemeen" te geven en bepaalde stappen die alleen voor een bepaalde module zijn een ander label te geven. Zodra je template namelijk geïmporteerd is in de klant omgeving kun je alle stappen met een bepaald label aan of uit zetten.

Je kan dit weergeven door een component te selecteren en hem dan aan de rechterkant een kleur te geven. Hierdoor krijg je bijvoorbeeld het volgende:

2: De andere manier om je template(s) modulair te maken is door ze samen te laten werken. Je kan namelijk door de stap te bewerken aangeven dat hij zijn antwoord deelt met dat van een andere stap. Zo kun je bijvoorbeeld de 4.1 uit ISO 9001 laten synchroniseren met de 4.1 uit de ISO 14001. Dit kun je op de volgende manier weergeven:

Hierin gebeuren een aantal dingen. Namelijk:

• Zoals je ziet hebben we hier 2 templates gemaakt. Dit kunnen er zo veel zijn als je wilt en de antwoorden die iemand invult bij een stap kunnen gesynchroniseerd worden naar een andere stap.
• Als je dit doet dan geven we dat over het algemeen aan met een blauwe lijn. De kleur van de lijn kun je aan de rechterkant aanpassen wanneer je de lijn geselecteerd hebt.
• Daarnaast heeft de lijn aan beide kanten een pijl. Ook dit is aan de rechterkant aan te passen wanneer je de lijn geselecteerd hebt.

Meer hierover zoals de pro's en con's vindt je in dit artikel.

Het uittekenen van je formulieren (registraties)

Zodra je de boom in grote lijnen uitgetekend hebt is het tijd voor de formulieren. 

Deze tekenen we in het 2e tabblad en hierbij beginnen we met één component.

Het component heeft van zichzelf al een aantal rijen en deze kunnen dienen als "Velden".

Zo kun je bijvoorbeeld een heel simpel klachtenformulier uittekenen:

De volgende stap is het hergebruiken van formulieren met data in andere formulieren.

Hiervoor kun je op de zelfde manier lijntjes maken:

Hier zie je dat de afdelingen veld in ons klachtenformulier de opties biedt die gedefinieerd staan in ons afdelingen formulier. Dit handig omdat we dan één lijst van afdelingen hebben die als input dient voor tal van andere formulieren. In dit geval is het formulier "Afdelingen" dus een soort van lijst. En het is dan ook logisch om dit formulier een "Liggend" formulier te maken.

Dit beelden we uit door het component groen te maken. Een staand formulier is blauw:

Wat belangrijk is om te begrijpen is dat de rijen in de formulieren hier velden uitbeelden en niet de data in de velden. Als je dit toch weer wil geven dan doen we dat meestal als volgt:

 

Op deze manier kun je dus een heel landschap van formulieren uittekenen. Wat je alleen vaak ook nodig zal hebben is een gebruikerskiezer.

Deze tonen we als geel component omdat dit er altijd is en niet zo zeer een formulier is:

 

Verborgen velden

Daarnaast kan het handig zijn om bepaalde velden conditioneel te maken. Bijvoorbeeld; we vragen alleen of iets in orde is als het om een bepaalde afbeelding gaat. Dit kunnen we op de volgende manier uitbeelden:

Wat we hier doen is aangeven dat als de afdeling "ICT" is de vraag "Is ... in orde" gesteld moet worden.

Op de zelfde manier is het middels een interne trigger ook mogelijk om informatie uit een achterliggend formulier mee te laten komen naar het in te vullen formulier.

Dit is erg handig om later op verder te borduren of als configuratie formulier:

Complexe logica

In formulieren kun je gebruik maken van allerlei complexe logica. Zo kun je gebruik maken van interne triggers om data uit een achterliggend formulier te halen. Dit duiden we aan met rode lijnen.

Daarnaast kun je bijvoorbeeld waardes overnemen uit een ander veld met behulp van een Math listener. Zulk soort externe triggers duiden we aan met groene lijnen.

En tot slot kun je velden andere velden laten filteren. Dit duiden we aan met blauwe lijnen.

Je kunt dan bijvoorbeeld onderstaande tekening maken.

In deze tekening kun je eerst een accommodatie type definieren. Deze accommodatie kan een geiser hebben en als dat zo is dan heeft hij een geiser type. Vervolgens kun je een accommodatie toevoegen. Hierbij kun je aangeven om welk accommodatie type het gaat.

Zodra je dit doet wordt er meteen allerlei informatie ingevuld zoals of de accommodatie een geiser heeft en welk geiser type hij hoort te hebben (zie rode lijnen). Dit zijn 2 verborgen velden.

Vervolgens kan de gebruiker een geiser type kiezen, maar hier staat dankzij een math listener standaard al het juiste geiser type ingevuld (zie de groene lijn).

En het veld Geiser type filtert de opties in het veld Geiser. Zie de blauwe lijn.

Notificaties

Het is ook handig om workflows op te nemen in het totaal plaatje zodat duidelijk is wanneer er notificaties uit gaan en waarom. Dit doen we meestal middels een rode ruit:

Veld groepen

Tot slot kun je (bij lange formulieren) bijvoorbeeld ook nog gebruik maken van veldgroepen. Deze kun je het beste visualiseren door de regels een eigen kleur te geven. Welke kleur maakt in deze context niet uit, maar je zou bijvoorbeeld het volgende kunnen doen:

Afronding

Dus dit is in het kort hoe onze auteurs systemen uittekenen voordat ze gaan bouwen. Mocht je vragen, suggesties of ideeën hebben, laat dan een comment achter hier beneden.