Formulieren maken

Formulieren maken

Om je ISMS of KMS goed te laten functioneren heb je formulieren nodig. Bijvoorbeeld om klachten in te melden, om leveranciersbeoordelingen in te kunnen maken of om inspectierondes mee te kunnen lopen. Je kunt daarom met de formulieren editor zo veel formulieren maken als je wilt. In dit artikel leggen we je uit hoe je dat doet.


De formulieren editor

Om een nieuw formulier te maken, ga je in het linkermenu naar de formulieren editor toe.
Let op: Je moet hiervoor ingelogd zijn als maintainer


Om meer ruimte te creeeren kun je het linker menu inklappen door op het icoontje links boven te klikken:


Op deze manier kun je alles op één scherm zien. De linker balk (met veld types) verspringt automatisch naar 1 of 2 kolommen afhankelijk van je scherm grote.
Maar mocht je op een klein scherm werken en heb je nog steeds te weinig ruimte, dan kun je ook op het vergroot knopje klikken rechtsboven. Zodra je dit doet, gebruiken de eerste twee kolommen de volledige breedte en verschijnt de formulier preview (de 3e kolom) er onder:


Zodra je dit doet, kun je de eerste kolom ook breeder of smaller maken.

Een nieuw formulier maken

Om een nieuw formulier te maken, klik je op de Nieuw knop. zodra je dit doet, wordt je gevraagd om je nieuwe formulier een naam te geven.


Zodra je hier een naam in hebt ingevuld en je op Opslaan hebt geklikt, wordt het formulier direct gemaakt:


Je ziet de preview nu in de rechterkolom en zoals je ziet heeft het formulier op dit moment nog geen velden.
Met andere woorden, er is nu nog niets in te vullen voor gebruikers.
Dit kun je ook zien door op het gele icoontje te klikken bovenin:


Hier zie je alle meldingen die er zijn mbt je formulier.

Velden toevoegen

Je kunt met de eerste kolom velden toevoegen aan je formulier. Dit doe je door een veld type te verslepen naar de middelste kolom:


Zodra je dit doet, wordt je gevraagd om je veld een naam/titel te geven:


Let op: deze naam wordt direct omgezet naar een ID. Het ID van ieder veld moet uniek zijn. Dus als je de melding krijgt dat dit ID al gebruikt wordt, vul dan een andere titel in. Je kunt deze later altijd wijzigen.
Zodra je dit gedaan hebt is je veld toegevoegd en zie je hem verschijnen in de formulier preview waar je hem kunt testen:


Er zijn allerlei veldtypes zoals:
  1. tekst velden
  2. numerieke velden
  3. datum velden
  4. meerkeuze velden
  5. kleuren kiezers
  6. locatie velden
  7. bijlage velden
  8. handtekening velden
  9. en nog heel veel meer
De complete lijst kun je vinden in dit artikel

Velden aanpassen

Zodra je een veld hebt toegevoegd, kun je hiervan de titel direct wijzigen in het overzicht:


Daarnaast kun je klikken op het groene pennetje om de veld eigenschappen te wijzigen. zodra je dit doet kom je in deze popup terecht:


Hier vindt je alle eigenschappen die dit veld heeft. Deze zijn onderverdeeld in 4 groepen:
  1. Algemeen
    1. Hier vindt je eigenschappen als het verplicht maken van een veld, het label van het veld en in welke groep je het veld zet als je gebruik maakt van veldgroepen
  2. Waarden
    1. Hier vindt je eigenschappen met betrekking tot de waarden die in het veld ingevuld kunnen worden. Zo kun je hier een placeholder mee geven, een standaard waarde, of bepaalde waarden afdwingen.
  3. Zichtbaarheid
    1. Hier vindt je eigenschappen waarmee je het veld kunt verbergen. Zo kun je velden verbergen voor bepaalde gebruikerstypes, of bijvoorbeeld afhankelijk van wat de gebruiker kiest in andere velden.
  4. Overig
    1. Hier vindt je overige eigenschappen zoals een hulp tekst die je bij een veld kunt aanbieden voor gebruikers.
Let op: Afhankelijk van het veld type, zie je hier bepaalde eigenschappen. Ieder veld heeft de eigenschap Label maar niet alle veld types hebben Referenties.
Zodra je je velden hebt toegevoegd kun je je formulier testen.
Je kunt het formulier invullen, de resultaten gaan naar het resultaten tabblad waar je kunt sorteren en filteren op ieder veld.
Als je gebruik maakt van dropdown, checkbox of kleurenkiezer velden, dan kun je deze ook gebruiken in workflows en in filters van je grafieken.

Formulier toegang

Nu je formulier gemaakt is, wil je deze waarschijnlijk delen met meerdere mensen. Maar misschien mag niet iedereen alles zien. Ga daarom naar de formulier instellingen om aan te geven welke gebruikerstypes wat mogen:


Hier kun je bijvoorbeeld aangeven dat viewers, het formulier mogen invullen, maar niet de resultaten en of de grafieken mogen zien.
Managers mogen misschien de resultaten zien, maar niet de grafieken.
En de beheerder mag alles zien.
Zodra je deze rechten goed hebt gezet moet er nog één ding gebeuren. Het formulier moet namelijk gekoppeld worden aan een stap uit je handboek.
Ga daarvoor naar de stap in je handboek en klik op het tandwieltje:


Zodra je dit doet, opent de popup en kun je in het Formulieren tabblad, je nieuwe formulier toevoegen:


Zodra je dit hebt gedaan, is het formulier gekoppeld aan een actieve stap en wordt het formulier zelf daarmee ook actief (en dus beschikbaar voor gebruikers):


Je kunt dit ook direct in het formulier zelf zien door over de groene, gele of rode stip te hoveren met je muis in het formulier:

In dit geval zie je dat dit formulier zichtbaar is voor iedereen.
Maar, als we aangeven dat viewers bij geen enkel tabblad mogen, zien we dit:

De stip wordt geel en hij geeft aan waarom hij geel is.

Hij kan ook geel zijn om andere redenen. Bijvoorbeeld om de volgende:


Als de stip rood is, dan kan niemand er bij. Bijvoorbeeld omdat hij nog niet gekoppeld is aan een actieve stap.

Je formulier activeren in de app

Wanneer je naar de instellingen van het formulier gaat, kun je het formulier activeren in de app.
Let op: het formulier, moet hiervoor een staand formulier zijn.


Zodra je dit gedaan hebt, kun je ook een mobiel apparaat simuleren in de formulieren editor met de Simulate knop onderin:



Je formulier delen

Zodra je formulier beschikbaar is, kun je hem op verschillende manieren delen.
  1. Hij is nu gekoppeld aan een actieve stap en daarmee dus beschikbaar in je omgeving. Iedereen die er dus bij mag vanuit de formulier instellingen kan dus inloggen in de omgeving en naar je formulier toe gaan. Hier kun je over communiceren.
  2. Je kunt het formulier ook embedden op je intranet. Gebruikers moeten dan wel inloggen (idealiter via Single Sign On)
  3. Je kunt het formulier ook publiceren. Gebruikers hoeven dan niet in te loggen maar het formulier heeft beperkte functionaliteit.
  4. Je kunt een QR code afdrukken van je formulier, die direct verwijst naar je formulier via de formulier instellingen.

Notificaties

Zodra iemand je formulier invult, dan wil je hier waarschijnlijk bericht van krijgen. Dit doe je doormiddel van workflows. Hierover lees je meer in dit artikel.

Formulieren laten samenwerken

Nu je je formulier gemaakt hebt en mensen hem in kunnen vullen ga je er achter komen dat het samen laten werken van formulieren vaak handig is.
Als je gebruikers namelijk vraagt om welke leverancier het ging, dan kun je dit doen met een vrij tekst veld, maar dan kun je er geen grafieken op baseren omdat het vrije data is.
Nu kun je het veld aanpassen naar bijvoorbeeld een checkbox veld waarin je de keuzes voor definieert, maar misschien heb je ook een ander formulier, waarin je gebruikers ook een leverancier wilt laten kiezen. En je wilt niet op twee plekken tegelijkertijd een lijst van leveranciers bijhouden. Sterker nog, de lijst van leveranciers moet automatisch gevuld worden vanuit je ERP systeem.
Hiervoor gebruiken we referenties. Meer hier over vindt je in dit artikel.

    • Related Articles

    • Een basisconfiguratie formulier maken

      Intro Je kunt met de editor zo veel formulieren maken als je wilt. Deze formulieren kunnen ook met elkaar samenwerken waardoor er een systeem ontstaat. Daarnaast kun je velden verbergen in allerlei omstandigheden. Wat alleen nog mist in deze ...

    • Tutorial: Een Klachten formulier maken

      Intro We gaan in dit artikel met je doornemen hoe je een klachten formulier kan maken. Dit is een vrij eenvoudige variant die je (uiteraard) zelf zo uitgebreid kunt maken als je wilt. Voor het maken van een klachten formulier kunnen een aantal vragen ...

    • De 3 formulier types

      De 3 type formulieren Je kunt in de geavanceerde form editor een nieuw formulier maken door op de knop "Maak een nieuw formulier" te klikken. Zodra je dit doet wordt er direct een nieuw formulier gemaakt waarna je dit formulier aan kunt passen. Dit ...

    • De formulier veld types

      Intro Wanneer u een formulier maakt met de geavanceerde formulier editor dan moet u minimaal 1 veld toevoegen. Met velden maakt u namelijk het formulier en een formulier zonder velden / vragen heeft vrij weinig meerwaarde. U kunt deze velden ...

    • Risico waarderingen & inschattingen maken

      Intro In een kwaliteitsmanagementsysteem is de kans groot dat je een risicoinschatting wilt maken. Dit kun je op verschillende manieren doen. Je kunt bijvoorbeeld uit gaan van een kans maal een impact dat uitkomt tot een conclusie. Je kunt ook ...