Het handboek vullen
In dit artikel leggen we je uit hoe een handboek werkt en gevuld kan worden met versies.
Het handboek vullen
Wanneer je een handboek opent in ISO2HANDLE dan zie je dat deze bestaat uit stappen.
Sommige van deze stappen zijn invulbaar (invulbare stappen) en andere stappen zijn niet invulbare stappen met daar onder invulbare stappen.
Niet invulbare stappen
Zodra je een niet invulbare stap opent, zie je de titel van de stap, eventueel een beschrijving en de stappen die er onder hangen.
Deze beschrijving is niet aanpasbaar en is door de maker van het handboek gedefinieerd.
Invulbare stappen
Zodra je een invulbare stap opent als beheerder, consultant of maintainer, dan kun je deze invulbare stap vullen met versies.
Als er nog geen versies in de stap zitten, dan klik je op de de knop "Versie toevoegen".
Zodra je dit doet, wordt er een "Concept" versie gemaakt.
In deze versie kun je:
- Tekst met opmaak en plaatjes kwijt. Hierin kun je ook @links maken.
- Links toevoegen naar diverse applicaties of websites
- Bestanden bijvoegen als bijlagen
- Processflows bijvoegen
- Custom eigenschappen toevoegen voor bijvoorbeeld de data classificatie
Daarnaast kunnen aan de stap diverse formulieren gekoppeld worden.
Je versie publiceren
Zodra je versie compleet is, wil je deze mogelijkerwijs publiceren. Dit doe je door de status te veranderen van de versie.
Je klikt hiervoor op "Concept" waarna je de popup ziet om de status te veranderen.
Standaard is het zo dat de versie van "Concept" naar "Intern" naar "Publiek" gaat.
- In de "Concept" fase, is de versie alleen zichtbaar voor de maker.
- In de "Intern" fase, kun je de versie delen met collega's. Je kunt hier dan commentaar op geven totdat de versie klaar is voor publicatie.
- In de "Publiek" fase, is de versie gepubliceerd en zichtbaar voor iedereen die de stap mag zien.
Deze fasering kun je aanpassen en helemaal naar je eigen hand zetten door op "Statussen aanpassen" te klikken.
Zodra je dit doet, kom je in de versie status popup terecht waarin je je eigen flow kan maken.
Versies beheren
Zodra de versie gepubliceerd is, is hij niet meer aanpasbaar. Wil je toch een nieuwe versie maken, dan klik je opnieuw op "Versie toevoegen".
Hij maakt dan een kopie van je gepubliceerde versie als "Concept" zodat je een verbeterde versie kunt maken.
Aan de rechterkant zie je de tijdlijn. Hierin kun je terug in de tijd naar vorige versies.
Hiermee kun je ook eenvoudig versies met elkaar vergelijken door op "Vergelijk versies" te klikken.
In deze popup zie je direct de verschillen tussen de versies in zinnen, woorden of tekens.
Related Articles
Stappen afdrukken
Wanneer je een handboek gemaakt hebt en deze hebt gevuld met procedure omschrijvingen, dan kan het zo zijn dat je deze wilt afdrukken. Hierbij wil je dan uiteraard je huisstijl mee nemen zodat het herkenbaar is en mogelijk wat additionele informatie ...@ links maken in stappen
Intro In ISO2HANDLE kun je een boom maken van stappen (een modulair handboek) en deze vervolgens vullen met je klant. Wanneer je een handboek vult is het handig als je eenvoudig door kunt linken naar andere stappen en of formulieren. Hiermee kun je ...Jaarlijkse documentatie controle
Wanneer je een procedure of een stuk beleid schrijft, kan deze verouderd raken. Het is daarom belangrijk dat documentatie zo nu en dan gecontroleert wordt en waar nodig geupdate wordt zodat deze up-to-date blijft. Het is daarom mogelijk om ISO2HANDLE ...De Word editor
Standaard kunt u uw procedures en beleid schrijven met de WYSIWYG-editor. Hoewel deze editor zeer compleet is, is het een HTML-editor die Word niet begrijpt. Dus wanneer u kopieert en plakt vanuit Word, kunnen er veel verschillende stijlproblemen ...Versie goedkeuring instellen
Wanneer je een nieuwe versie wilt laten goedkeuren, dan kan het zo zijn dat je om goedkeuring wilt vragen van verschillende mensen. Dit kun je doen door eerst RASCI te activeren. Je kunt dan per stap status een goedkeuringsproces instellen waarbij ...